Notionでプロジェクト管理を作る。進捗と担当の管理術を解説

2026年9月14日

※写真はイメージです。実物とは異なる場合があります。

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「Notionを使ってプロジェクト管理を効率化したいけれど、具体的にどうやって作ればいいのか分からない」「チームメンバーとの進捗共有がうまくいかず、情報があちこちに散らばってしまう」

このような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。特に複数の案件を同時に進めている場合、適切な管理体制がないと、誰が何を担当しているのか、どこまで作業が進んでいるのかが見えなくなり、生産性が低下してしまうリスクがあります。

Notionは単なるメモ帳ではなく、「オールインワンワークスペース」としての機能を持っており、ドキュメント管理、データベース、タスク管理、ナレッジベース構築を一つのプラットフォームで実現できます。

この記事では、Notionでプロジェクト管理システムを構築するための基本設計から、進捗と担当者を効率的に管理する具体的な手法まで、初心者の方にも分かりやすく解説します。

Notionでプロジェクト管理を行うメリット

従来のプロジェクト管理ツールは、特定の機能（タスク管理のみなど）に特化したものが多かったのですが、Notionの最大の特徴は「自由なカスタマイズ性」にあります。

データベース機能を核として、プロジェクトの規模や性質に合わせて自由に形を変えられるため、自社や自チームに最適な管理画面を作ることができます。また、以下のようなメリットがあります。

情報の集約化: すべてのタスクを1か所に集約できるため、複数のプロジェクトを並行していても一覧で進捗を確認できます。
コンテキストの保持: タスク管理と実際の作業（ドキュメント作成や会議メモ）を一体化させられます。ツールを切り替える手間が減り、重要な業務に集中しやすくなります。
多角的な視点（ビュー）: 同じデータを使って、「ガントチャート」でスケジュールを確認し、「ボード」で進捗状況を把握するといった切り替えが簡単に行えます。

ステップ1：管理の土台となる「プロパティ」を設定する

Notionでプロジェクト管理を作る第一歩は、データベースを作成し、必要な「プロパティ（項目）」を定義することです。プロパティとは、エクセルの列のようなもので、タスクに付随する属性情報を管理します。

進捗と担当者を管理するために、最低限盛り込んでおきたいプロパティは以下の通りです。

1. 担当者の設定（ユーザープロパティ）

誰がそのタスクに責任を持つのかを明確にするために、「ユーザー」プロパティを追加し、名前を「プロジェクトオーナー」や「担当者」に変更します。「@」に続けてメンバーの名前を入力することで、ワークスペース内のメンバーをタグ付けできます。これにより、誰が何をしているのかが一目で分かります。

2. 進捗ステータスの設定（ステータスプロパティ）

作業がどの段階にあるのかを管理します。「ステータス」プロパティを使用し、以下のようなラベルを作成するのが一般的です。

未着手: これから取りかかるタスク
進行中: 現在作業しているタスク
要レビュー: 作業は完了したが、確認を待っている状態
完了: すべての工程が終了した状態

3. 期限の設定（日付プロパティ）

「日付」プロパティを追加し、名前を「期限」に変更します。いつまでに完了させるべきかを明確にすることで、メンバー全員がスケジュールの優先順位を把握できるようになります。

ステップ2：用途に合わせた「ビュー」で可視化する

プロパティを設定してデータを入力したら、次はそれを「どう見せるか」を考えます。Notionでは、元データは一つままでも、表示形式（ビュー）を自由に変更できるため、目的に応じて使い分けるのがコツです。

進捗を直感的に把握する「ボードビュー」

タスクを「未着手」「進行中」「完了」などの列で並べる形式です。カードをドラッグ＆ドロップで移動させるだけでステータスを変更できるため、日々の進捗更新が非常に簡単になります。マネージャー視点では、どの工程にタスクが溜まっているか（ボトルネック）を視覚的に把握するのに最適です。

全体スケジュールを俯瞰する「タイムラインビュー（ガントチャート）」

プロジェクトの全体像や期間を把握したい場合は、タイムラインビューを活用しましょう。これは一般的にガントチャートと呼ばれる形式で、タスクの開始日と終了日がバー形式で表示されます。

メリット: タスクの並べ替えや日程調整がドラッグ＆ドロップで直感的に行えます。Excelのようにセルを塗りつぶす管理に比べ、スケジュールの変更を即座に反映させやすいのが特徴です。
活用法: WBS（作業分解構造）としてタスクを洗い出した後、そのままタイムラインに落とし込むことで、管理表が分散することを防げます。

詳細なリストを管理する「テーブルビュー」

タスク名、担当者、期限、優先度などを一覧形式で表示します。大量のタスクを一気に整理したり、フィルター機能を使って「自分の担当タスクだけ」や「今週期限のタスクだけ」を抽出したりする際に便利です。

ステップ3：運用を効率化する連携と構造作り

ツールを作るだけでなく、「どう運用するか」を設計することで、管理コストを下げることができます。

チームハブ（ホームページ）の構築

情報を探し回る時間を減らすため、サイドバーにチーム専用のトップページ（チームハブ）を設けることをおすすめします。ここに「全プロジェクトを網羅したデータベース」「チーム体制図」「共有Wiki（福利厚生やミッションなどの共有情報）」を配置します。これにより、メンバーがわざわざマネージャーに聞かなくても自分で情報を探せる「セルフサービスの姿勢」を定着させることができます。

1on1やドキュメントとの一体化

Notionの強みは、タスク管理を単なる「ToDoリスト」で終わらせないことです。

ミーティングメモとの連携: 「ロードマップ」「ドキュメント」「ミーティングのメモ」という3つのデータベースを全社で共有し、互いに関連付けることで、なぜそのタスクが発生したのかという背景（コンテキスト）をすぐに辿ることができます。
1on1の管理: マネージャーはシンプルなデータベースを使って、部下との1on1メモを管理しましょう。テンプレートを活用して記録を追加することで、個別の進捗確認とタスク管理をスムーズに連携させられます。

デバイスに合わせた使い分けのコツ

Notionはデスクトップアプリ、Web版、モバイルアプリのすべてで利用可能です。運用をスムーズにするためには、デバイスごとの役割分担を決めておくと効率的です。

PC（デスクトップ・Web版）: データベースの設計、複雑なプロパティ設定、権限管理、ガントチャートの全体設計などに向いています。構造を作る作業はPCで確実に行いましょう。
モバイル（iOS・Android）: 外出先や現場での閲覧、完了したタスクのチェック、クイックなコメント入力に向いています。日々の更新や状況確認はモバイルで手軽に行うのがおすすめです。