Notionの自分用テンプレートの作り方。毎回の手間を減らすコツ

2026年9月17日

※写真はイメージです。実物とは異なる場合があります。

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「いつも同じ項目を入力しているのに、毎回手書きで作成するのが面倒」「議事録や日誌のフォーマットを統一したいけれど、どうすればいいかわからない」

Notionを使い始めたばかりの頃は、ページを新しく作るたびに「見出しを作って、箇条書きを置いて……」と手作業で構築している方が多いかもしれません。しかし、この「毎回の手間」こそが、Notion運用で挫折しやすくなる原因の一つです。

Notionには、あらかじめ決まったレイアウトや項目を保存しておき、ワンクリックで呼び出せる「テンプレート機能」が備わっています。この機能を使いこなせば、これまで数分かかっていたページ準備がわずか1秒で完了します。

この記事では、初心者の方に向けて、自分専用のテンプレートを作成し、日々の作業時間を削減するための具体的な手順を分かりやすく解説します。

Notionテンプレートとは？なぜ「手間」が減るのか

Notionにおけるテンプレートとは、簡単に言うと「ページのひな形」のことです。

通常、新しいページを作ると中身は「空のページ」から始まります。そこに毎回、自分が必要な項目（例えば、議事録であれば「議題」「出席者」「決定事項」など）を書き込んでいたはずです。

テンプレート化しておけば、次からは「保存したひな形を呼び出す」だけで、あらかじめ設定した見出しや構成が自動的に展開されます。これにより、以下のようなメリットが得られます。

入力時間の短縮: 構造を作る手間がゼロになり、中身の記入に集中できる。
書き漏らしの防止: 必要な項目が最初から配置されているため、重要な情報の入力を忘れなくなる。
フォーマットの統一: 常に同じ形式で記録が残るため、後で見返したときに情報が整理されており、検索性が向上する。

Notionでは、用途に合わせて主に3つのテンプレート活用方法があります。それぞれの特徴と使い分けについて見ていきましょう。

【方法1】データベーステンプレートで定型業務を効率化する

最も活用度が高く、おすすめなのが「データベーステンプレート」です。タスク管理、顧客リスト、日記、プロジェクト管理など、情報を蓄積するデータベースを使っている場合に最適です。

データベース内の個別のページ（エントリー）に対して、共通のフォーマットを適用させることができます。

データベーステンプレートの作成手順

テンプレート化したいデータベースを開く

「テーブル」「ボード」「カレンダー」「ギャラリー」など、どの形式のデータベースでも可能です。

「新規」ボタン横のドロップダウンをクリック

データベース右上の青い「新規」ボタンの右側にある「∨」マークをクリックします。

「+ 新しいテンプレート」を選択

ここで新しいテンプレート作成用の編集ページが開きます。このページに表示されるタイトルは、テンプレートの名前になります（例：「会議用テンプレート」「週次レビュー」など）。

ページの中身をデザインする

この編集画面で、毎回使いたい項目を作成します。

見出し（H1〜H3）を使ってセクションを分ける。
箇条書きやチェックリストを配置する。
コールアウトブロックを使って重要な注意書きを記載する。

作成を終了して保存する

編集が終われば、そのままページを閉じます。これでテンプレートがデータベースに保存されました。

使い方：テンプレートを呼び出す方法

新しくページを追加した際、ページ本文の中に「作成したテンプレート名」が表示されます。それをクリックするだけで、先ほど設定したデザインが瞬時に展開されます。

【方法2】「ボタン」ブロックで子ページを量産する

データベースを使わず、シンプルなページの中に「特定の構成を持つ子ページ」をどんどん作りたい場合に便利なのが、Notionの「ボタン」機能です。

例えば、「研修日誌一覧」という親ページがあり、その下に「○月○日研修日誌」という子ページを毎日作りたいケースに最適です。

ボタンを使ったテンプレート作成の手順

親ページを作成する

サイドバーの「新規ページ」から、情報をまとめるための親ページ（例：「日誌一覧」）を作成します。

「ボタン」ブロックを配置する

ページ内のブロックを挿入できる箇所で「＋」をクリックし、「ボタン」を選択します。

ボタンの動作を設定する

「新規ボタン」の編集エリアが表示されるので、ここで「ページを追加」というアクションを設定します。

どの場所にページを追加するかを指定します（現在のページ内など）。
追加するページのタイトルや、ページ内の構成（見出しや項目）をあらかじめ設定します。

ボタンを完了させる

設定が終われば、ページ上に一つの「ボタン」が出現します。

使い方：ボタンをポチッと押すだけ

次からは、このボタンをクリックするだけで、設定しておいたタイトルや構造を持った子ページが自動的に生成されます。毎回「新規ページ作成 → タイトル入力 → 項目作成」という手順を踏む必要がなくなり、劇的に手間が減ります。

【方法3】既存のテンプレートを複製してカスタマイズする

ゼロから作るのが難しい場合は、Notion公式やコミュニティが提供している既存のテンプレートを利用しましょう。

テンプレートギャラリーの活用

Notionには、250種類以上のカテゴリーから検索できる「テンプレートギャラリー」があります。

検索して見つける: キーワードやカテゴリーから、自分のユースケース（仕事、学業、個人用など）に合ったものを探します。
試してみる: 「テンプレートを使ってみる」などの機能で、ワークスペースに追加する前に使い心地を確認できます。
自分のものにする: 気に入ったテンプレートをワークスペースに複製します。

自分仕様にカスタマイズするコツ

複製したテンプレートは、そのまま使うのではなく、自分の好みに合わせて自由に変更することが重要です。以下のポイントを意識してカスタマイズしてみてください。

不要なブロックを削除する: 機能が多すぎるテンプレートは、かえって手間になります。使わないセクションは思い切って削除し、すっきりとさせましょう。
プロパティを調整する: データベーステンプレートの場合、プロパティ名や種類（日付、セレクト、マルチセレクトなど）を、自分の管理したい項目に合わせて変更します。
視覚的に分かりやすくする: カバー画像やアイコンを変更し、直感的に「何のページか」が分かるようにします。

悩み別：手間を減らすためのテンプレート項目案

「具体的に何をテンプレートに入れればいいのか」と迷う方へ、職種やライフスタイル別の項目案を提案します。これらをあらかじめ配置しておくことで、思考停止状態で入力を開始でき、心理的なハードルも下がります。

1. 会議の議事録テンプレート

基本情報: 日時、参加者、場所（URL）
アジェンダ: 本日の議題（箇条書き）
決定事項: 結論として決まったこと（コールアウトブロックなどで強調）
Next Action: 誰が、いつまでに、何をやるか（チェックリスト形式）

2. 日々の振り返り・日記テンプレート

今日の気分: セレクトプロパティで選択
感謝したこと: 3つの箇条書き
できたこと・学び: 自由記述
明日の目標: ワンフレーズで記載

3. プロジェクト管理テンプレート

ゴール: このプロジェクトで達成したいこと
マイルストーン: 重要な納期やチェックポイント
参考リンク: 関連するドキュメントやWebサイト
課題リスト: 現在困っていることと解決策

テンプレートを使いこなして挫折しないための管理術

テンプレートを作っても、使い方が複雑すぎると次第に使わなくなってしまいます。長く運用し、手間を減らし続けるためのポイントは「運用のシンプル化」です。

保存場所を整理する

テンプレートがあちこちに散らばっていると、どれを使えばいいか迷う時間が発生します。

プロジェクト用のテンプレートは、そのプロジェクトのデータベース内に保存する。
汎用的なページテンプレートは、「テンプレート集」という専用のページにまとめて保管し、そこから複製して使う。

定期的に「メンテナンス」を行う

「最近この項目は入力しなくなったな」と感じたら、すぐにテンプレートを修正しましょう。 Notionのテンプレートは、一度作ったら終わりではありません。自分のやり方が変われば、テンプレートも進化させる必要があります。1ヶ月に一度、入力の手間を感じる部分がないか見直し、ひな形を更新する習慣をつけると、より快適なワークスペースへと育っていきます。